Microsoft retira Office 365 A1 y el Student Use Benefit: el correo gratis de los centros educativos tiene fecha de fin

Microsoft ha puesto fecha al final de una de las ofertas educativas más utilizadas de la última década. Office 365 A1, el programa Student Use Benefit y el Exchange Online gratuito para antiguos alumnos dejarán de renovarse en la primera renovación o extensión de contrato que tenga lugar el 1 de enero de 2028 o después. La compañía anunció el cambio el 5 de noviembre y lo presentó como una modernización del catálogo de Microsoft 365 Education, no como una retirada aislada.

La consecuencia práctica es que los centros que dependen de esas licencias gratuitas tendrán que presupuestar sustitutos de pago o adaptarse a un plan gratuito más limitado. El nuevo Microsoft 365 Education A0 no incluye Exchange Online, SharePoint Online ni Teams, y solo está disponible para estudiantes que usen dispositivos Windows en instituciones con licencias de profesorado A2 o superiores.

Qué desaparece y cuándo

Office 365 A1 dejó de venderse por el canal web directo el 5 de noviembre de 2026. En los canales de socio, incluidos CSP y licencias por volumen, la fecha límite es el 1 de mayo de 2027. La retirada efectiva llega el 1 de enero de 2028. Los clientes con una inscripción activa anterior al 1 de mayo de 2027 pueden seguir usando su cupo de A1 durante ese periodo, pero no podrán renovarlo ni ampliarlo después de la retirada.

El Student Use Benefit, el beneficio que permitía cubrir a estudiantes con las licencias de profesorado, se retira el 1 de enero de 2028. Las licencias existentes siguen vigentes hasta el final del periodo de suscripción, pero no se renuevan ni se amplían. El Exchange Online gratuito para antiguos alumnos también desaparece ese día; Microsoft ofrecerá una versión de pago a partir del 1 de enero de 2028 a través de CSP y EES. Las ofertas OVS-ES y School 3 están previstas para retirarse en la misma fecha.

Hay además un cambio de precios anterior: en la primera renovación o extensión que tenga lugar el 1 de mayo de 2027 o después, los servicios online adquiridos mediante licencias académicas por volumen pasarán a un precio único entre niveles. Microsoft afirma que el precio de lista de las suites de profesorado no cambia, aunque el precio real de renovación puede variar según el nivel de precio, el programa y la combinación de licencias.

El reemplazo gratuito no incluye correo

Microsoft 365 Education A0 es la nueva opción sin coste para estudiantes. Incluye aplicaciones de Office de escritorio y web, Minecraft Education, Microsoft Entra ID Free y acceso a las experiencias de Learning Zone en dispositivos compatibles. No incluye Exchange Online, SharePoint Online ni Teams, y no aporta almacenamiento propio: el espacio que usen esos estudiantes sale del cupo de la institución.

La elegibilidad es restrictiva. A0 está disponible para estudiantes que usen activamente dispositivos Windows con fines educativos, y la institución debe tener una cobertura de profesorado de pago en A2 o superior. Microsoft permite hasta 20 licencias A0 por cada licencia de profesorado de pago. Es decir, no es un sustituto universal de A1: es una capa gratuita para un perfil concreto de estudiante y de dispositivo.

El resto del catálogo también se mueve. A7 está disponible desde el 1 de octubre de 2026; A2 llega el 1 de diciembre de 2026; y A0, A3 y A5 estarán disponibles el 1 de enero de 2028. Las suites A2 a A7 pueden contratarse con o sin Teams, y Microsoft Classroom se ofrece en todas ellas. Las ofertas A2 a A5 mantienen descuentos superiores al 80 % frente al precio comercial, mientras que A7 ofrece hasta un 60 %. Las ediciones de profesorado de A3 y A5 incorporan Defender for Office 365 P1 e Intune Suite, respectivamente, sin coste adicional.

El almacenamiento también cambia

El cambio menos visible puede ser el más caro. Microsoft elimina la base fija de 100 TB que acompaña al almacenamiento educativo agrupado. A partir de la primera renovación o extensión posterior al 1 de enero de 2028, el cupo se calculará únicamente a partir de las licencias. El almacenamiento seguirá siendo un pool a nivel de institución, pero su tamaño dependerá de cuántas licencias de pago tenga y de qué tipo sean.

Las licencias de estudiante aportan 4 GB en A2, 8 GB en A3 y 12 GB en A5 o A7. Las de profesorado aportan 50 GB en A2, 75 GB en A3 y 150 GB en A5 o A7. A0 no aporta almacenamiento. Los centros que necesiten más capacidad pueden subir de plan, comprar paquetes de 10 TB, reducir el consumo o archivar contenido inactivo con Microsoft 365 Archive.

Para una institución que hoy se apoya en A1 y en el Student Use Benefit, la combinación de menos licencias gratuitas y la desaparición de la base de 100 TB puede reducir el cupo disponible de forma notable. No es una consecuencia automática: depende de cuántos usuarios migren a licencias de pago y de cuánto almacenamiento consuman. Pero es el tipo de detalle que conviene calcular antes de la renovación, no después.

Qué deben revisar los centros

El primer paso es confirmar la próxima fecha de renovación o extensión. Los acuerdos actuales y los contratos plurianuales siguen vigentes hasta su vencimiento, incluso si el 1 de enero de 2028 cae dentro del periodo. Microsoft indica que las renovaciones anticipadas para evitar los cambios no están permitidas ni se recomiendan, así que la planificación debe hacerse dentro del calendario contractual.

Después conviene inventariar las licencias A1, las asignaciones del Student Use Benefit y las cuentas de antiguos alumnos. Hay que identificar quién necesita correo, quién usa Teams o SharePoint y quién solo necesita aplicaciones de Office. También hay que revisar el consumo de almacenamiento, el número previsto de usuarios y la mezcla de licencias. Con esos datos se puede estimar el cupo futuro y decidir si hace falta un plan de pago, un paquete de almacenamiento o una limpieza de contenido.

La elegibilidad de A0 merece una comprobación aparte. Si el centro no tiene cobertura de profesorado en A2 o superior, o si los estudiantes no usan dispositivos Windows, el plan gratuito no sustituirá a A1. En ese caso, la migración a A2 o a otra oferta de pago será la vía principal. Microsoft recomienda hablar con el equipo de cuenta o con un socio autorizado para diseñar la transición antes de la renovación.

Qué no cambia

Los acuerdos vigentes, las licencias y los precios actuales se mantienen hasta el final del plazo contratado. Las instituciones con contratos plurianuales no verán los cambios hasta que termine el acuerdo. El precio de lista de las suites de profesorado no cambia, aunque la factura final puede variar por el nivel de precio y la combinación de productos. Y Teams for Education sigue disponible, aunque ahora se pueda contratar sin Teams.

Microsoft presenta la actualización como una forma de dar más flexibilidad, reforzar la seguridad y preparar a los centros para la IA. El resultado es un catálogo más segmentado, con una opción gratuita más limitada y varias vías de pago. Para los responsables de TI, la fecha clave no es el 1 de enero de 2028, sino su próxima renovación: ahí es donde se aplicarán los cambios y donde conviene tener el presupuesto y el plan de migración ya decididos.